職場倫理

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平常公事往來最常用的工具非email莫屬，比打電話輕鬆，又不像即時通訊那麼親密。不過，正因為大家都可以幾秒間寫一封email，很容易一不注意就忘了附件或寫錯對方的姓名，一點疏忽就可能對你的印象扣分，嚴重點還讓人懷疑公司的可信度。

致力於推動email效率畫和公司email規則的日本電子郵件協會代表理事平野有朗，，提出7個最常見的email錯誤，以及防範的方式。

1.相似的email地址容易選錯

現在的email帳戶多半都有自動完成（auto-complete）的功能，也就是只要打前面幾個字它就會建議地址。看起來方便，其實是陷阱呢，比如公司里可能有兩個Amy，妳想寄給業務部的卻選到行銷部的，業務部的Amy覺得奇怪開會怎麼沒通知她，行銷部的Amy則收到一封沒頭沒腦的信。

想避免這件事，一個確實的方法是回覆之前對方寄給你的信，再把改掉主旨和前文。或者是，從之前來往的信件中，複製對方簽名檔的email地址。

2.該「回覆全部」的信，卻只回給主要收件者

當信件中包含副本時，常常需要「回覆全部」讓所有收件人都收到更新。常見的錯誤就是，應該「回覆全部」的時候，卻只回給主要寄件者。

要避免這件事，平常要養成檢查CC（副本）欄位的習慣，特別是副本人數較多時，注意每個人的姓名和職稱順序。

3.喜歡用BCC（密件副本）

平常最好不要使用BCC（密件副本），為什麼呢？因為常常你要用BCC的時候會不小心放到CC里，讓收件者知道你還寄給了誰。要防止BCC和CC的誤用幾乎是不可能的事。而且，BCC的收件者還是有可能把信件寄給別人。

4.忘記附件/附錯檔

大概每個人都有過，該附件的信，沒有附件就傳送出去的經驗。需要附件時，一定要在信件內容中寫明你有附件。不然，對方收到沒附件的信，也不會知道你漏了東西，可能耽誤工作時程。另一個常犯的錯誤是，把要寄給A客戶的附檔，誤寄給了B客戶，因為檔名都叫做契約、請款單之類的。

如果要附檔，請附了檔再寫信，信中註明你有附什麼檔案。檔案的名稱不要取得相近，要一眼就看出來內容，例如「20170609_B公司_合約書」。

5.內文姓名錯誤

因為打字輸入的關係，常常都會出現同音字，很容易打錯對方姓名中的一個字。姓名寫錯的問題在於，收件者一定一眼就看出來了，但是寄件者常常渾然不覺。等到信件往返好幾次，對方忍不住提醒你之後才覺得自己糗大了。

最好從對方的簽名檔或email地址里複製貼上。如果是第一次寫信給對方，一定要慎重地和名片比對過後才送出。

6.複製貼上的信件內容忘了修改內文

要寄給多個收件者，同樣內容的信時，會複製貼上第一封信，結果忘記修改姓名和文內數字，例如發邀請函或得獎通知的時候。在一開始作為範本的信件內容里，把應該修改的字，如日期、姓名、職銜，用醒目的符號標註起來，提醒自己不要忘記改。

7.忘記回信/回得太遲

通常會發生這種狀況，都是看了信之後沒有馬上回覆的關係。最好遵守，「讀完馬上回信」的原則，不然想著「晚點再回」最後就會忘記回。當下沒辦法回覆的信件怎麼辦？很簡單，讀完之後設成「未讀」，或者乾脆就先別開信，總之不要讀完信放著。